O maior desafio da atualidade é a gestão de tempo. Existem inúmeras técnicas e livros sobre o tema. Contudo, nós continuamos a sentir que estamos sempre a perder a luta contra o relógio.

Isto porque, no nosso quotidiano, a maioria de nós tem certos comportamentos que, apesar de parecerem inofensivos, podem ser bastante prejudiciais à nossa produtividade.

Esses comportamentos são chamados de ladrões de tempo, ou seja, situações que interrompem o nosso trabalho e que prejudicam a nossa concentração, fluidez no trabalho, a nossa produtividade e, por consequência, nos fazem perder o controlo do planeamento diário das nossas tarefas e objetivos. Alguns dos ladrões de tempo mais estudados são: redes sociais, interrupções de outras pessoas, verificação de email, reuniões desnecessárias ou excessivamente demoradas, bem como as urgências (Síndrome do Bombeiro). Vamos então abordar um a um, esses ladrões de tempo.

A evolução da tecnologia foi uma das melhores coisas que aconteceu na era moderna, trazendo inúmeros benefícios para a humanidade. Contudo, o acesso permanente à Internet aumenta a responsabilidade de a pessoa conseguir afastar-se da alienação das redes sociais e manter-se focada nas suas tarefas. E, na verdade, nada demonstra ser uma tarefa fácil, uma vez que uma investigação do Centro Comum de Investigação demonstrou que os portugueses passam, em média, 129 minutos por dia nas redes sociais, sendo Portugal o quinto país da União Europeia com maior utilização destas plataformas.

No que diz respeito às interrupções, segundo especialistas, perdemos em média 7 a 14 minutos de trabalho quando somos interrompidos. Ora, se formos interrompidos 10 vezes durante a jornada de trabalho, isso significa 70 a 140 minutos, ou seja de 1h10 a 2h20 a menos de trabalho no final do dia, de 5h50 a 11h40 no final da semana e de 25h40 a 51h20 no final do mês.

O mesmo pode-se falar da verificação de emails. Quantas vezes vamos repetidamente ao email, ver se temos algum novo? Ou quantas vezes chega a notificação de um novo email, no meio de uma tarefa, e paramos para ver e/ou responder? Dentro das interrupções anteriormente faladas, também podemos considerar o email. E, neste caso, a pessoa acaba por perder novamente tempo, que podia ser produtivo, a tentar reencontrar o foco e a concentração. Por isso mesmo é que devemos ter sempre um horário próprio para a verificação de emails, por exemplo, à entrada do trabalho, a meio do dia e antes de sair. Assim, evitamos a perda acumulada de tempo. 

Outra das interrupções que pode também ocorrer diz respeito à marcação de reuniões muito extensas ou desnecessárias assunto que se poderia resolver com um email ou telefonema). Este tipo de reuniões, para além de esgotarem as pessoas envolvidas, acabam por exigir muito mais tempo de recuperação de foco e concentração. Por essa razão, a marcação de reuniões rápidas e planeadas antecipadamente ajudam a uma maior e melhor gestão de tempo individual e coletivo.

Por fim, no que diz respeito à Síndrome do Bombeiro, a maioria de nós vive constantemente a apagar incêndios, que é como quem diz, a resolver urgências. Na maioria, as pessoas olham para esta capacidade de resolver coisas urgentes como sendo algo positivo e que demonstra elevada capacidade, contudo, a longo-prazo acabam por ficar cansadas, enervadas, irritadas, inseguras. As urgências, na realidade, são coisas que têm de ser resolvidas imediatamente, que geram problemas se não forem resolvidas e que, na maioria das vezes, eram importantes antes de se tornarem urgentes. 

Quando conseguimos identificar os nossos próprios ladrões de tempo, conseguimos excluí-los da nossa rotina ou, pelo menos, controlá-los, para podermos ser mais produtivos.