“O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…” 

Peter Drucker

Nas últimas décadas, com a Revolução Digital, a dimensão temporal adquiriu uma relevância crescente, não só no âmbito profissional, como também no pessoal. A omnipresença da informação transformou o tempo em minutos produtivos, que podem reverter-se em maiores ganhos e melhores resultados. 

Se, por um lado, as facilidades trazidas pelos recursos tecnológicos diminuíram as barreiras de tempo e espaço, por outro lado vieram confundir as prioridades e sacrificar elementos essenciais que traziam equilíbrio ao nosso dia a dia. Todos dispomos da mesma quantidade de tempo que demora o mesmo tempo a passar (24h/dia), o que muda é apenas o modo como cada um o utiliza. Vivemos a nossa vida toda com horas marcadas: acordar, chegar ao trabalho, trabalhar, almoçar, voltar a trabalhar, regressar a casa, jantar, deitar. Lazer ou trabalho, tudo é regido por horários. É por essa razão que a gestão de tempo é tão importante. Mas, na verdade, nós não gerimos o tempo porque não conseguimos mudar as horas ou datas. O que nós gerimos são as energias, esforços e dedicação.

Mas, antes de abordarmos o tema, gostava de te fazer 3 questões: 

• Tens a sensação de que os dias parecem curtos demais para cumprir todas as tuas tarefas?
• Acabas o dia com frustração por não teres conseguido terminar tudo a que te propuseste? 
• Sentes que não consegues viver em função das prioridades que trazem verdadeiro valor e resultados à tua vida? 

Se respondeste que sim, talvez seja importante começares a praticar a gestão de tempo de forma a ganhares mais fôlego e tranquilidade para a tua vida. Chega de desgaste e sobrecarga diária enquanto tentas completar a tua lista de tarefas. 

Na nossa mente, alimentamos a ideia de que, para gerir o nosso tempo, precisamos de estar, constantemente, a organizar-nos para definir objetivos e metas. Contudo, não são muitas as pessoas que conseguem efetivamente traçar e alcançar objetivos e metas definidos, sem se desviar deles, nem que seja em parte. 

Em média, 50% do tempo que a pessoa passa acordada está associado à execução de tarefas laborais. É por essa razão que a gestão de tempo se torna uma necessidade tão fundamental nos dias de hoje. 

Então, o conceito da gestão de tempo refere-se à arte de gerir, organizar,  administrar e controlar os acontecimentos do nosso dia a dia, evitando desperdiçar tempo. Por outras palavras, consiste em organizar o dia de maneira a que a pessoa possa usar melhoro seu tempo nos momentos, lugares, tarefas e com as pessoas adequadas. 

Para alcançar uma boa gestão de tempo, é essencial a capacidade de definir objetivos, prioridades e um cronograma para os cumprir, bem como a capacidade de organização pessoal e de monitorização das tarefas. 

Gerir o tempo pode ser algo complexo e desafiador. Todavia, com persistência e uma boa dose de autoconhecimento de si mesmo e dos seus próprios limites, torna-se um desafio ultrapassável. As pessoas mais bem-sucedidas com frequência reconhecem que a gestão do tempo é um apoio fundamental para atingirem as suas metas, pois beneficia-as em todas as áreas da vida. Contudo, para conseguirmos alcançar tudo a que nos propomos temos de ser realistas e assumir as nossas limitações, por forma a aceitar ou recusar tarefas de acordo com o tempo de que dispomos para finalizar todas as tarefas já agendadas. Aceitar tudo é o primeiro passo para fracassar na gestão do tempo e ficar frustrados e angustiados, com a crença da insuficiência e incapacidade. 

Sinais de uma má gestão de tempo

Nem todas as pessoas são capazes de ter uma boa gestão de tempo. Há alguns sinais que te podem ajudar a perceber se estás a conseguir geri-lo bem ou não.

1. O teu horário está sobrecarregado?
2. Não consegues respeitar os prazos acordados?
3. Não tendes a aceitar a iniciativa dos outros?
4. Aceitas todo o apoio que te pedem para outras tarefas?
5. Tens o hábito de completar as tarefas apenas superficialmente?
6. Anulas os teus compromissos à última da hora?
7. Sentes um enorme cansaço e fadiga diariamente?
8. Tens pouca confiança em ti e medo de falhar?

Se respondeste que sim a pelo menos 5 destas perguntas isso pode significar que não estás a saber gerir o teu tempo de forma adequada e deves rever as estratégias que estás a utilizar e trabalhar em novas. 

Vantagens e desvantagens

Inicialmente, a gestão de tempo implica algum dispêndio de tempo de forma a criar uma boa análise das necessidades e definir um bom plano de ação. Contudo, este planeamento permitirá diminuir a constante pressão e urgências a que passamos o tempo todo a responder. Adicionalmente, uma boa gestão de tempo permite ter: melhor desempenho e rentabilidade do tempo; maior previsibilidade do dia e/ou semana e, por consequência, menos surpresas desagradáveis; menos stress no dia a dia; mais tarefas executadas no mesmo período de tempo; melhor desempenho e eficiência; clareza nas escolhas; maior foco e concentração; menor probabilidade de erro; menos tempo perdido, que leva a menos trabalho fora de horas ou levado para casa e, por consequência, mais tempo livre; bem como melhor reputação junto de colegas e chefias. Tudo isto acaba por levar a uma maior autoconfiança. Estas são apenas algumas das diversas vantagens que uma boa gestão de tempo pode proporcionar. 

Por outro lado, uma má gestão de tempo pode levar à falha dos prazos acordados para execução de uma tarefa ou a um maior dispêndio e imprevisibilidade do tempo de execução das tarefas, o que, por consequência, leva à perda de oportunidades e de tempo, falhas no desempenho pessoal ou profissional e de autoridade e confiança por parte dos outros. A má gestão pode ainda prejudicar a empresa a nível logístico e financeiro, uma vez que as tarefas não são executadas a tempo e horas ou os resultados produzidos são de baixa qualidade. Por fim, a má gestão pode ainda levar a pessoa à perda do controlo da sua própria vida, arruinando o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e prejudicando as suas relações.